Naše služby
Naše služby komplexne riešia problematiku správy registratúry. Okrem splnenia všetkých potrebných právnych noriem, vám naše služby poskytnú prenesenie zodpovednosti vyplývajúcich z ustanovení zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach na tretiu osobu.
Vedenie registratúrneho strediska
Registratúrny poriadok
a registratúrny plán
Vyraďovacie konanie ⠀⠀⠀⠀⠀
Konzultácie
a školenia⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Naše služby
Pri všetkých činnostiach zodpovedáme za zosúladenie procesov spracovania registratúrnych záznamov s platnou legislatívou, požiadavkami miestne príslušného štátneho archívu a registratúrnym plánom spoločnosti.
Vedenie registratúrneho strediska
Komplexné riešenie správy registratúry
Správa registratúrneho strediska zahŕňa
- protokolárne prevzatie uzatvorených registratúrnych záznamov na základe odovzdávacích protokolov
- zriadením a vedením registratúrneho strediska s uložením dokladov odberateľa v priestoroch našej spoločnosti
- fyzická kontrola odovzdávaných registratúrnych záznamov (ukladacích jednotiek), ich množstva a druhu uvedených v odovzdávacích protokoloch
- uloženie prevzatých registratúrnych záznamov podľa roku vzniku a vecných skupín v zmysle schváleného registratúrneho plánu
- vyhotovenie ich evidencie pre správu registratúrneho strediska, s vyznačením presného umiestnenia (regál, polica, ukladacia jednotka) – tzv. lokačného plánu
- pre oprávnené osoby vyhľadávanie v uložených registratúrnych záznamoch v databáze vyhotovenej exportom dát
- aktualizácia databázy uložených registratúrnych záznamov po každoročnom vyraďovacom konaní a po každej zmene
- sprístupnenie registratúry oprávneným zamestnancom spoločnosti pri plnení ich pracovných povinností formou vypožičiavania, vydávania odpisov (kópií alebo scanov) a výpisov z uložených záznamov
- vedenie evidencie o nazeraní a o vydaných výpisoch a odpisoch
- vypožičiavanie záznamov mimo priestorov registratúrneho strediska formou reverzu
- kontrola dodržiavania výpožičnej lehoty a vedenie evidencie o vypožičaní a vrátení záznamu
- dôsledné dodržiavanie povinností vyplývajúcich z ustanovení zákona o ochrane osobných údajov
- ochrana registratúrnych záznamov proti poškodeniu, zničeniu alebo strate
- každoročné vyraďovacie konanie
- bezpečnú fyzickú likvidáciu vyradených záznamov s certifikátom o ich bezpečnom zlikvidovaní
Registratúrny poriadok
a registratúrny plán
Metodické pomôcky správy registratúry
Registratúrny poriadok a registratúrny plán sú základné pomôcky správy registratúry.
Registratúrny poriadok ustanovuje postup organizácie pri správe registratúry a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní záznamov a spisov.
Registratúrny plán usporadúva registratúru organizácie do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti. Jednotlivým vecným skupinám záznamov a spisov určuje registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.
vyraďovacie konanie
Zákonná povinnosť, ktorá vám ušetrí priestor
Obsahová náplň vyraďovacieho konania:
- usporiadanie vyraďovaných záznamov podľa roku vzniku a vecných skupín na základe registratúrneho plánu spoločnosti
- posúdenie a rozhodnutie, či má záznam trvalú dokumentárnu hodnotu (znak hodnoty „A”) a stáva sa archívnym dokumentom, alebo nemá trvalú dokumentárnu hodnotu (bez znaku hodnoty „A”) a po uplynutí lehoty uloženia môže byť fyzicky zlikvidovaný
- vyhotovenie zoznamov registratúrnych záznamov určených na vyradenie z registratúrneho strediska pre vecné skupiny záznamov bez znaku hodnoty „A” a so znakom hodnoty „A“
- zaslanie návrhu na vyradenie spolu s takto členenými zoznamami usporiadanými do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu s uvedením množstva vyradených záznamov vyjadrených v ukladacích jednotkách do miestne príslušného štátneho archívu
- účasť zamestnanca našej spoločnosti pri odbornej archívnej prehliadke, na základe ktorej zástupca štátneho archívu preverí nadväznosť návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie a dokumentárnu hodnotu záznamov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré záznamy sa môžu zničiť
- odstránenie prípadných námietok štátneho archívu
- príprava vyradených registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ na odovzdanie do štátneho archívu
- bezpečná fyzická likvidácia vyradených registratúrnych záznamov s certifikátom o ich likvidácii
konzultácie a školenia
Najlepší spôsob zlepšenia vedomostí o správe registratúry
Cieľom takýchto školení je poskytnúť praktické rady a návody pri evidovaní záznamov a spisov, ich obehu v spoločnosti, vedenia registratúrneho strediska, uloženia (archivácie) a následného vyraďovacieho konania tých, ktorým uplynuli lehoty uloženia.
Informácie a vedomosti, ktoré účastníci na takomto školení získajú, im pomôžu zefektívniť a uľahčiť prácu na úseku správy registratúry.
Konzultácie a školenia poskytujeme v rámci širšieho portfólia našich služieb.
Kontaktujte nás
Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte sa s nimi na nás obrátiť.